Co obejmuje raportowanie grupowe w polskiej spółce zależnej?
Raportowanie grupowe obejmuje przygotowanie danych finansowych lokalnej spółki w formacie wymaganym przez właściciela lub centralę. W zależności od grupy może zawierać rachunek wyników, bilans, rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie transakcji wewnątrzgrupowych, noty podatkowe, środki trwałe, leasing, zapasy, dane do not, komentarze do odchyleń oraz inne informacje potrzebne do konsolidacji lub zarządzania grupą.
Co to jest pakiet konsolidacyjny?
Pakiet konsolidacyjny to ustandaryzowany zestaw danych finansowych i dodatkowych informacji przekazywany przez spółkę zależną do zespołu odpowiedzialnego za konsolidację. Jego układ umożliwia połączenie danych z wielu podmiotów w grupie, przeprowadzenie niezbędnych eliminacji konsolidacyjnych oraz przygotowanie skonsolidowanych danych finansowych i raportów grupowych.
Czy pakiet konsolidacyjny jest tym samym co skonsolidowane sprawozdanie finansowe?
Nie. Pakiet jest materiałem wejściowym przygotowanym przez konkretną spółkę. Skonsolidowane sprawozdanie finansowe obejmuje całą grupę i wymaga między innymi określenia zakresu konsolidacji, eliminacji transakcji wewnątrzgrupowych i innych korekt konsolidacyjnych wykonywanych na poziomie grupy.
Jak przygotować pakiet konsolidacyjny dla zagranicznej grupy?
Najpierw trzeba ustalić format pakietu, plan kont lub kategorie grupowe, walutę raportowania, terminy, zakres not i wymagane korekty. Następnie mapuje się lokalne księgi do wymagań grupy, definiuje źródła danych i kontrole oraz ustala cykliczny harmonogram przygotowania i zatwierdzania raportu.
Czy raportowanie grupowe można przygotować na podstawie polskich ksiąg rachunkowych?
Tak. W większości przypadków polskie księgi są podstawowym źródłem danych. Często potrzebne są jednak dodatkowe analityki, mapowanie kont, korekty raportowe, dane spoza księgi głównej, przeliczenia walutowe oraz uzgodnienie różnic pomiędzy polską UoR a polityką rachunkowości grupy.
Jak mapować polski plan kont do planu kont grupowego?
Każde konto lokalne przypisuje się do odpowiedniej pozycji grupowego planu kont lub raportu. Jeżeli jedno konto lokalne obejmuje kilka kategorii wymaganych przez grupę, trzeba zastosować dodatkową analitykę albo kontrolowany sposób podziału. Mapowanie powinno być udokumentowane, wersjonowane i stosowane konsekwentnie w kolejnych okresach.
Co zrobić, gdy lokalny plan kont nie zapewnia danych wymaganych przez centralę?
Najpierw identyfikuje się brakujące informacje. Następnie można rozbudować analitykę księgową, zmienić sposób ujmowania części transakcji, dodać raport pomocniczy albo przygotować trwały most pomiędzy lokalnym planem kont a raportowaniem grupowym. Najlepsze rozwiązanie zależy od częstotliwości raportowania i istotności danych.
Czy TOP Outsourcing przygotowuje raporty według IFRS/MSSF?
Możemy wspierać przygotowanie danych i pakietów raportowych zgodnie z wymaganiami grupy opartymi na IFRS/MSSF oraz przygotowanie uzgodnionych korekt pomiędzy polską UoR a standardem grupowym. Zakres odpowiedzialności za wyceny, specjalistyczne osądy lub obszary wymagające odrębnej ekspertyzy ustalamy indywidualnie.
Czym są korekty wynikające z różnic między lokalnymi zasadami rachunkowości a grupowymi?
Są to korekty stosowane wtedy, gdy sposób ujęcia danej transakcji w lokalnych księgach rachunkowych różni się od zasad rachunkowości lub polityki raportowej obowiązującej w grupie. Mogą dotyczyć między innymi leasingu, rezerw, odpisów, środków trwałych, przychodów, kosztów, wyceny albo klasyfikacji poszczególnych pozycji.
Każda taka korekta powinna być odpowiednio opisana, mieć jasno określoną podstawę oraz umożliwiać uzgodnienie danych raportowanych do grupy z lokalnym wynikiem i bilansem spółki.
Czy raportowanie grupowe obejmuje uzgodnienia wewnątrzgrupowe?
Tak. Uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych są obowiązkową częścią procesu. Uzgadnia się należności i zobowiązania, przychody i koszty, pożyczki, odsetki, cash pooling, i inne rozliczenia z podmiotami powiązanymi, a różnice wyjaśnia przed zamknięciem konsolidacji.
Dlaczego pojawiają się różnice w saldach wewnątrzgrupowych?
Najczęstsze przyczyny to różny moment ujęcia dokumentu, płatności w drodze, odmienne kursy walut, brak dokumentu po jednej stronie, błędna klasyfikacja, kompensaty, noty odsetkowe etc.. Skuteczny proces powinien pokazywać nie tylko kwotę różnicy, ale również jej przyczynę i właściciela wyjaśnienia.
Jak przelicza się dane do waluty raportowej grupy?
Sposób przeliczenia zależy od zasad przyjętych przez grupę i jej systemu raportowego. Różne pozycje mogą być przeliczane według kursów zamknięcia, kursów średnich lub innych zasad wynikających z polityki grupowej. W procesie należy jednoznacznie określić źródło kursów oraz sposób prezentacji różnic kursowych.
Jakie dane są potrzebne do pakietu konsolidacyjnego?
Najczęściej potrzebne są zestawienie obrotów i sald, rachunek wyników, bilans, dane transakcjach i saldach wewnątrzgrupowych, środkach trwałych, podatkach, leasingu, zapasach, rezerwach i przepływach pieniężnych. Zakres może obejmować również dane o zatrudnieniu, centrach kosztów, segmentach działałności i komentarze do istotnych zmian.
Czy pakiet konsolidacyjny może obejmować rachunek przepływów pienieżnych i noty?
Tak. Wiele grup wymaga nie tylko rachunku wyników i bilansu, ale również danych do rachunku przepływu pieniężnych oraz szczegółowych not, na przykład dotyczących środków trwałych, leasingu, zapasów, podatków, kapitałów, rezerw czy transakcji z podmiotami powiązanymi. Zakres wynika z konkretnych ustaleń i wymogów grupy.
Jak przyspieszyć miesięczne raportowanie do grupy i szybkie zamknięcie?
Największy efekt daje uporządkowanie prac przed końcem okresu: stały harmonogram, wcześniejsze uzgodnienia, dobre mapowanie, automatyczne raporty z ERP, lista kontrolna oraz jasna odpowiedzialność za każdą część pakietu. Warto również ograniczyć ręczne przepisywanie danych pomiędzy wieloma arkuszami.
Czy raportowanie grupowe można przygotowywać bezpośrednio w systemie klienta?
Tak. Możemy pracować w systemie księgowym lub ERP klienta, w narzędziu raportowym grupy albo w uzgodnionym szablonie Excel, jeżeli klient zapewni odpowiednie dostępy. Model pracy powinien określać role, zakres uprawnień, zasady zatwierdzania oraz sposób archiwizacji wersji raportu.
Jak wygląda współpraca z audytorem grupowym?
Może obejmować przygotowanie zestawień, uzgodnień, potwierdzeń sald, danych intercompany, dokumentów źródłowych, wyjaśnień korekt, kalkulacji podatków oraz odpowiedzi na pytania dotyczące pozycji ujętych w pakiecie. Zakres zależy od wymagań audytora grupowego i odpowiedzialności przypisanej lokalnej spółce.
Czy TOP Outsourcing może wdrożyć raportowanie grupowe po przejęciu spółki przez nowego inwestora?
Tak. Po przejęciu często trzeba w krótkim czasie dopasować lokalne księgi do nowego planu kont, polityki rachunkowości, kalendarza zamknięcia i pakietu grupowego. Możemy przeanalizować wymagania nowego właściciela, przygotować mapowanie, zidentyfikować brakujące dane i uruchomić pierwszy cykl raportowania.
Czy raportowanie grupowe można połączyć z pełnym outsourcingiem księgowości?
Tak. Gdy ten sam zespół prowadzi księgi i przygotowuje pakiet konsolidacyjny, można już na etapie księgowania uwzględniać potrzeby grupy, szybciej uzgadniać salda i ograniczać liczbę późniejszych korekt. Raportowanie może być jednak również niezależną usługą przy księgach prowadzonych przez klienta lub innego dostawcę.
Kiedy najlepiej uporządkować raportowanie do grupy?
Najlepiej przed pierwszym obowiązkowym cyklem raportowym, zmianą systemu, audytem grupowym, wejściem inwestora lub skracaniem terminów zamknięcia. Im wcześniej zostaną ustalone mapowania, źródła danych i odpowiedzialności, tym mniej ręcznych korekt oraz wyjaśnień trzeba wykonywać przy każdym kolejnym miesiącu.
