Podmioty powiązane w ustawie o rachunkowości
Na gruncie ustawy o rachunkowości pojęcie jednostek powiązanych jest związane przede wszystkim z relacjami kapitałowymi, organizacyjnymi i kontrolnymi pomiędzy jednostkami. Ustawa posługuje się m.in. pojęciami jednostki dominującej, jednostki zależnej, jednostki współzależnej, jednostki stowarzyszonej, jednostki podporządkowanej oraz jednostek powiązanych.
W praktyce rachunkowej istotne jest przede wszystkim to, czy dana jednostka sprawuje kontrolę, współkontrolę albo wywiera znaczący wpływ na inną jednostkę. Ma to znaczenie dla prezentacji danych w sprawozdaniu finansowym, informacji dodatkowej, konsolidacji, wyłączeń konsolidacyjnych, uzgodnień sald oraz raportowania do grupy.
Z perspektywy księgowości ważne jest prawidłowe oznaczenie rozrachunków z jednostkami powiązanymi, kontrola sald, potwierdzenia wzajemnych należności i zobowiązań oraz spójne ujęcie transakcji w księgach poszczególnych spółek.
Podmioty powiązane w ustawie o CIT
Dla celów ustawy o CIT definicja podmiotów powiązanych jest szersza i ma szczególne znaczenie dla cen transferowych, dokumentacji podatkowej, raportowania TPR oraz wybranych obowiązków związanych z podatkiem u źródła.
Podmiotami powiązanymi dla celów CIT mogą być m.in. podmioty, z których jeden wywiera znaczący wpływ na drugi, podmioty pozostające pod wpływem tego samego podmiotu, podmioty powiązane osobowo lub rodzinnie, a także spółki niemające osobowości prawnej i ich wspólnicy.
Znaczący wpływ dla celów CIT może wynikać m.in. z udziału w kapitale, prawach głosu, prawie do udziału w zysku albo z faktycznej zdolności osoby fizycznej do wpływania na kluczowe decyzje gospodarcze podmiotu.
Dlatego przy obsłudze księgowej nie wystarczy spojrzeć wyłącznie na strukturę grupy kapitałowej w rozumieniu rachunkowym. Trzeba również ocenić, czy dana relacja może być istotna z perspektywy ustawy o CIT, w szczególności cen transferowych, TPR, rozliczeń z podmiotami powiązanymi oraz podatku u źródła.
Nasze podejście do rozliczeń intercompany
Rozliczenia intercompany powinny być spójne, udokumentowane i możliwe do wyjaśnienia. Dotyczy to zarówno prostych faktur sprzedażowych, jak i bardziej złożonych transakcji, takich jak management fee, usługi wewnątrzgrupowe, refaktury kosztów, opłaty licencyjne, finansowanie wewnątrzgrupowe, pożyczki, cash pooling, dywidendy czy rozliczenia kosztów wspólnych.
W bieżącej obsłudze zwracamy uwagę na to, czy transakcja została prawidłowo opisana, czy dotyczy właściwego okresu, czy ma podstawę w umowie lub innym uzgodnieniu, czy została poprawnie ujęta po obu stronach oraz czy nie generuje dodatkowych obowiązków podatkowych.
Jeżeli obsługujemy dwa lub więcej podmiotów powiązanych, możemy szybciej wychwycić niespójności. Przykładowo, jeżeli jedna spółka ujmuje przychód z tytułu usługi dla podmiotu powiązanego, a druga powinna ująć odpowiadający mu koszt, sprawdzamy, czy dane są zgodne. Przy pożyczkach weryfikujemy, czy kapitał, odsetki, harmonogram, naliczenia i rozrachunki są spójne u pożyczkodawcy i pożyczkobiorcy.
Dzięki temu księgowość nie jest wyłącznie technicznym zapisem dokumentów, ale realnym narzędziem kontroli rozliczeń w grupie.
Ceny transferowe i dokumentacja cen transferowych
Transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi powinny być realizowane na warunkach rynkowych. Oznacza to, że cena, marża, oprocentowanie, wynagrodzenie albo inny warunek transakcji powinny odpowiadać temu, co ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane.
W praktyce szczególnej uwagi wymagają m.in.:
- usługi wewnątrzgrupowe,
- pożyczki i odsetki,
- opłaty licencyjne,
- refaktury i alokacje kosztów,
- transakcje towarowe,
- rozliczenia z centralą lub podmiotami holdingowymi,
- transakcje z podmiotami z krajów stosujących szkodliwą konkurencję podatkową,
- świadczenia, których realne wykonanie trzeba udokumentować.
W obszarze dokumentacji cen transferowych współpracujemy z doradcami podatkowymi. Po naszej stronie możemy przygotować dane księgowe, zestawienia transakcji, salda, rozrachunki, dane do TPR, informacje o przepływach i dokumentach źródłowych.
Doradca podatkowy może natomiast przeprowadzić analizę obowiązków dokumentacyjnych, przygotować lokalną dokumentację cen transferowych, analizę porównawczą, analizę zgodności lub rekomendację w zakresie rynkowego charakteru transakcji.
Takie połączenie księgowości i doradztwa podatkowego jest szczególnie ważne, ponieważ dokumentacja cen transferowych nie powinna być oderwana od ksiąg. Dane prezentowane w dokumentacji, TPR, sprawozdaniu finansowym, JPK i księgach rachunkowych powinny być ze sobą spójne.
Podatek u źródła
Podatek u źródła, czyli, może pojawić się przy określonych wypłatach takich jak dywidendy, odsetki, należności licencyjne oraz wybrane usługi niematerialne, np. doradcze, księgowe, prawne, reklamowe, zarządcze lub podobne.
Przy każdej płatności potencjalnie objętej podatkiem u źródła trzeba ustalić, czy podatek powinien zostać pobrany, czy można zastosować zwolnienie, czy możliwa jest obniżona stawka wynikająca z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz jakie dokumenty są wymagane.
Aby nie pobierać podatku u źródła albo zastosować niższą stawkę, najczęściej potrzebne są m.in.:
- aktualny certyfikat rezydencji podatkowej odbiorcy należności,
- weryfikacja, czy odbiorca jest rzeczywistym właścicielem należności, czyli beneficial owner,
- analiza właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania,
- sprawdzenie warunków zwolnienia ustawowego, jeżeli ma mieć zastosowanie,
- dochowanie należytej staranności przez płatnika,
- dokumenty potwierdzające charakter płatności i rzeczywiste wykonanie świadczenia,
- weryfikacja limitu wypłat i ryzyka zastosowania mechanizmu pay & refund.
W TOP Outsourcing pomagamy identyfikować płatności, które mogą podlegać podatkowi u źródła, porządkować dokumentację, monitorować certyfikaty rezydencji oraz wskazywać transakcje wymagające konsultacji podatkowej.
W zakresie oceny prawa do zwolnienia, zastosowania preferencyjnej stawki, opinii o stosowaniu zwolnienia, oświadczeń dotyczących podatku u źródła oraz wniosków o zwrot podatku współpracujemy z doradcami podatkowymi.
Mechanizm pay & refund
Mechanizm pay & refund oznacza, że w określonych przypadkach podatek u źródła powinien zostać najpierw pobrany według stawki podstawowej, a dopiero później podatnik może ubiegać się o zwrot nadpłaconego podatku.
W praktyce temat ten ma szczególne znaczenie przy większych wypłatach pasywnych, takich jak dywidendy, odsetki i należności licencyjne. Po przekroczeniu ustawowego limitu wypłat na rzecz jednego podatnika pojawiają się dodatkowe warunki dla zastosowania zwolnienia lub obniżonej stawki bez poboru podatku.
Dlatego przy takich płatnościach istotne jest wcześniejsze przygotowanie dokumentów, weryfikacja statusu odbiorcy, analiza beneficial owner, certyfikat rezydencji, ocena należytej staranności oraz decyzja, czy możliwe jest zastosowanie preferencji u źródła, w tym oświadczenia zarządu o posiadaniu kompletnej dokumentacji uprawniającej do zwolnienia lub preferencyjnej stawki, czy bezpieczniejsze będzie pobranie podatku i późniejsze wystąpienie przez podatnika o zwrot.
W przypadku zwrotu nadpłaconego podatku u źródła współpracujemy z doradcami podatkowymi, którzy mogą przygotować lub wesprzeć proces składania wniosku, argumentację podatkową oraz dokumentację wymaganą przez organ.
Jak pomagamy klientom?
W TOP Outsourcing wspieramy spółki w bieżącej kontroli rozliczeń z podmiotami powiązanymi, identyfikacji transakcji istotnych dla cen transferowych oraz rozpoznawaniu płatności, które mogą podlegać podatkowi u źródła.
Pomagamy w szczególności w obszarach takich jak:
- księgowanie i uzgadnianie transakcji intercompany,
- kontrola wzajemnych faktur pomiędzy podmiotami powiązanymi,
- uzgadnianie pożyczek, odsetek i rozrachunków wewnątrzgrupowych,
- przygotowanie danych księgowych do dokumentacji cen transferowych,
- przygotowanie zestawień do TPR i analiz podatkowych,
- identyfikacja płatności potencjalnie objętych podatkiem u źródła,
- kontrola certyfikatów rezydencji,
- wsparcie w kompletowaniu dokumentów dla doradców podatkowych,
- przekazywanie dokumentów źródłowych potrzebnych do analiz podatkowych,
- współpraca z doradcami przy dokumentacji cen transferowych i zwrotach podatku u źródła.
Dzięki temu klient otrzymuje księgowość, która nie tylko księguje transakcje z grupą, ale również pomaga identyfikować ryzyka podatkowe i organizacyjne na bieżąco.
Dla kogo jest ta usługa?
Nasze wsparcie jest skierowane przede wszystkim do spółek, które realizują transakcje z podmiotami powiązanymi, działają w grupie kapitałowej, posiadają finansowanie wewnątrzgrupowe, dokonują wypłat dywidend, odsetek, należności licencyjnych lub usług niematerialnych albo przygotowują dane do dokumentacji cen transferowych.
Usługa jest szczególnie przydatna dla spółek, które:
- mają regularne rozliczenia intercompany,
- wystawiają lub otrzymują faktury od podmiotów powiązanych,
- korzystają z pożyczek wewnątrzgrupowych,
- rozliczają odsetki, licencje, management fee lub refaktury kosztów,
- muszą przygotować dane do dokumentacji cen transferowych,
- składają TPR,
- dokonują płatności potencjalnie objętych podatkiem u źródła,
- potrzebują uporządkowania sald i rozrachunków z grupą.
Rozliczenia z podmiotami powiązanymi wymagają konsekwencji i dobrej organizacji danych. Dlatego ważne jest, aby księgowość od początku identyfikowała transakcje istotne podatkowo, pilnowała spójności rozrachunków i wspierała klienta w kompletowaniu dokumentacji.
FAQ – podmioty powiązane, ceny transferowe i podatek u źródła
Najczęstsze pytania dotyczące rozliczeń z podmiotami powiązanymi, transakcji intercompany, cen transferowych, TPR, podatku u źródła, certyfikatów rezydencji i mechanizmu pay & refund.
Czym są podmioty powiązane?
Podmioty powiązane to podmioty, pomiędzy którymi występują określone relacje kapitałowe, osobowe, rodzinne, organizacyjne lub faktyczny wpływ na decyzje gospodarcze. Zakres tej definicji zależy od tego, czy analizujemy temat na gruncie ustawy o rachunkowości, czy ustawy o CIT.
Czym różnią się podmioty powiązane w rachunkowości i CIT?
W rachunkowości pojęcie jednostek powiązanych jest związane przede wszystkim z grupą kapitałową, jednostką dominującą, zależną, współzależną i stowarzyszoną. W CIT definicja jest szersza i ma znaczenie m.in. dla cen transferowych oraz wybranych obowiązków podatkowych. Obejmuje m.in. powiązania kapitałowe, osobowe, rodzinne, faktyczny wpływ oraz określone relacje pomiędzy spółkami i wspólnikami.
Czy każda transakcja z podmiotem powiązanym wymaga dokumentacji cen transferowych?
Nie każda transakcja automatycznie wymaga lokalnej dokumentacji cen transferowych. Obowiązek zależy m.in. od rodzaju transakcji, jej wartości, statusu kontrahenta, dostępnych zwolnień oraz innych warunków ustawowych. Nawet jeśli formalna dokumentacja nie jest wymagana, transakcje z podmiotami powiązanymi powinny być rynkowe i możliwe do uzasadnienia.
Czy TOP Outsourcing przygotowuje dokumentację cen transferowych?
W zakresie dokumentacji cen transferowych współpracujemy z doradcami podatkowymi. Po naszej stronie przygotowujemy dane księgowe, zestawienia transakcji, salda, rozrachunki, dane do TPR i informacje potrzebne do analizy. Doradca podatkowy może przygotować dokumentację lokalną, analizę porównawczą, analizę zgodności oraz rekomendacje podatkowe.
Jak kontrolujecie rozliczenia pomiędzy spółkami z jednej grupy?
Jeżeli obsługujemy więcej niż jeden podmiot z grupy, patrzymy na transakcje po obu stronach. Sprawdzamy, czy faktura u jednej spółki odpowiada kosztowi lub rozrachunkowi w drugiej, czy pożyczki, odsetki, salda i płatności są spójne oraz czy nie powstają rozbieżności utrudniające zamknięcie miesiąca, roku lub raportowanie grupowe.
Co to jest podatek u źródła?
Podatek u źródła to podatek pobierany przez płatnika przy określonych wypłatach. Może dotyczyć m.in. dywidend, odsetek, należności licencyjnych oraz wybranych usług niematerialnych. Przed dokonaniem płatności trzeba sprawdzić, czy podatek należy pobrać, czy można zastosować zwolnienie albo obniżoną stawkę.
Co trzeba mieć, żeby nie pobierać podatku u źródła albo zastosować niższą stawkę?
Najczęściej potrzebny jest aktualny certyfikat rezydencji podatkowej odbiorcy płatności, analiza właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, weryfikacja statusu beneficial owner, dokumenty potwierdzające charakter świadczenia oraz dochowanie należytej staranności przez płatnika. W bardziej złożonych przypadkach rekomendujemy konsultację z doradcą podatkowym.
Na czym polega mechanizm pay & refund?
Mechanizm pay & refund polega na tym, że w określonych przypadkach podatek u źródła jest najpierw pobierany według stawki podstawowej, a następnie podatnik może ubiegać się o zwrot nadpłaconego podatku. Mechanizm ten ma znaczenie szczególnie przy większych wypłatach pasywnych, takich jak dywidendy, odsetki i należności licencyjne.
Czy pomagacie w odzyskaniu nadpłaconego podatku u źródła?
Tak, wspieramy klienta od strony księgowej i dokumentacyjnej. Przekazujemy komplet dokumentów, które otrzymaliśmy i posiadamy w ramach obsługi księgowej, w tym dane o płatnościach, dokumenty źródłowe, potwierdzenia przelewów, certyfikaty rezydencji oraz zestawienia księgowe. Jeżeli widzimy, że do analizy lub wniosku brakuje określonych informacji, monitujemy klienta o ich uzupełnienie. W zakresie podatkowym współpracujemy z doradcami podatkowymi.
Uporządkuj rozliczenia z podmiotami powiązanymi i podatek u źródła.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy uporządkować rozliczenia w Twojej spółce.