Kiedy spółka z o.o. musi sporządzić roczne sprawozdanie finansowe?
Spółka z o.o. prowadząca księgi rachunkowe sporządza roczne sprawozdanie finansowe po zakończeniu każdego roku obrotowego. Kierownik jednostki powinien zapewnić jego sporządzenie nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, oznacza to co do zasady termin do 31 marca kolejnego roku.
Do kiedy trzeba zatwierdzić sprawozdanie finansowe spółki?
Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone przez właściwy organ nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. W spółce z o.o. organem zatwierdzającym jest co do zasady zgromadzenie wspólników. Przy roku kalendarzowym termin przypada co do zasady do 30 czerwca.
Ile czasu jest na złożenie sprawozdania finansowego do KRS po zatwierdzeniu?
Jednostka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS składa wymagane dokumenty do właściwego rejestru w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Do KRS przekazuje się nie tylko samo sprawozdanie, ale również pozostałe dokumenty wymagane przepisami dla danej jednostki.
Co wchodzi w skład sprawozdania finansowego spółki z o.o.?
Podstawowymi elementami są bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. W zależności od kategorii jednostki i mających zastosowanie przepisów sprawozdanie może obejmować również zestawienie zmian w kapitale własnym i rachunek przepływów pieniężnych. Zakres należy ustalić dla konkretnej spółki.
Czy sprawozdanie z działalności jest częścią sprawozdania finansowego?
Nie. Sprawozdanie z działalności jest odrębnym dokumentem. Część spółek ma obowiązek jego sporządzenia i złożenia razem z dokumentami dotyczącymi rocznego sprawozdania finansowego, ale nie należy go traktować jako jednego z elementów samego sprawozdania finansowego.
Czy TOP Outsourcing przygotowuje e-sprawozdanie finansowe w formacie XML gotowe do złożenia do KRS?
Tak. Dla spółek sporządzających sprawozdanie na podstawie ustawy o rachunkowości możemy przygotować ustrukturyzowane e-sprawozdanie w formacie XML. Samo zatwierdzenie jak i złożenie sprawozdania do KRS jest po stronie Klienta, jednak TOP Outsourcing wspiera ten proces przez udostępnienie wzór odpowiednich dokumentów czy uchwał oraz może podpowiedzieć jakie kroki po kolei należy wykonać celem złożenia kompletu dokumentów w KRS.
Czy każda spółka składa sprawozdanie finansowe w XML?
Nie w każdym przypadku zasady są identyczne. Ustrukturyzowane sprawozdania przygotowują jednostki objęte strukturami logicznymi Ministerstwa Finansów. Jednostki sporządzające sprawozdania zgodnie z MSR/IFRS podlegają odmiennym wymogom dotyczącym formatu. Dlatego przed przygotowaniem pliku trzeba ustalić podstawę sporządzenia sprawozdania i status jednostki.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.?
Sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, możliwe jest podpisanie sprawozdania przez co najmniej jednego członka zarządu, pod warunkiem złożenia przez pozostałych wymaganych oświadczeń albo odmów wraz z uzasadnieniem.
Jakimi podpisami można podpisać e-sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. W przypadku członków zarządu będących cudzoziemcami w praktyce często wykorzystuje się kwalifikowany podpis elektroniczny.
Czy można sporządzić sprawozdanie finansowe na podstawie ksiąg prowadzonych przez inne biuro rachunkowe?
Tak. Przed rozpoczęciem prac potrzebny jest jednak przegląd danych i jasne ustalenie odpowiedzialności za księgi historyczne. Sprawdzamy, czy salda są uzgodnione, czy dokumentacja jest kompletna i jakie dodatkowe informacje trzeba otrzymać od klienta lub dotychczasowego biura.
Czy można przygotować sprawozdanie finansowe, jeżeli księgi nie są uzgodnione?
Można technicznie wygenerować sprawozdanie, ale nie powinno się traktować tego jako prawidłowo zakończonego procesu sprawozdawczego. Nieuzgodnione księgi zwiększają ryzyko błędów w bilansie, wyniku, podatkach i informacji dodatkowej. Najpierw należy ustalić skalę różnic i wykonać niezbędne korekty.
Co zrobić, gdy poprzednie biuro rachunkowe nie przygotowało sprawozdania na czas?
Najpierw trzeba ocenić stan ksiąg, listę brakujących dokumentów, uzgodnień, deklaracji i danych do informacji dodatkowej. Następnie można ustalić plan zamknięcia, priorytety korekt i zakres prac potrzebnych do sporządzenia sprawozdania. Sam brak gotowego XML nie przesądza jeszcze o skali problemu – kluczowy jest stan ksiąg. Będąc po terminie ustawowym nie należy jednak zwlekać z przygotowaniem sprawozdania finansowego.
Jakie dokumenty są potrzebne do przygotowania sprawozdania finansowego?
Zakres zależy od spółki, ale zwykle potrzebne są księgi rachunkowe i zestawienie obrotów i sald, ewidencja środków trwałych, dane o zapasach, rozrachunkach, bankach, podatkach, rezerwach, rozliczeniach międzyokresowych i kapitale, a także umowy i inne informacje potrzebne do ujawnień w informacji dodatkowej.
Kiedy sprawozdanie finansowe spółki musi zostać zbadane przez biegłego rewidenta?
Niektóre jednostki podlegają badaniu z mocy rodzaju prowadzonej działalności lub formy prawnej (min. spółki akcyjne czy spółki stosujące Międzynarodowe Standardy Rachunkowości), a pozostałe po spełnieniu ustawowych kryteriów. Dla wielu spółek z o.o. obowiązek powstaje po spełnieniu co najmniej dwóch z trzech warunków dotyczących zatrudnienia, sumy aktywów i przychodów. Aktualnie progi wynoszą odpowiednio 50 osób, 3 125 000 euro sumy aktywów oraz 6 250 000 euro przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów, liczonych za poprzedni rok obrotowy za który sporządzono sprawozdanie. Ważne jest też fakt że przepisy ustawy o rachunkowości w zakresie badania sprawozdań finansowych do podmiotów kontynuujących działanie.
Czy TOP Outsourcing może współpracować bezpośrednio z biegłym rewidentem?
Tak. W uzgodnionym zakresie możemy przygotowywać zestawienia, dokumentację do sald, wyjaśnienia i odpowiedzi dotyczące danych księgowych oraz koordynować listę tematów otwartych. Odpowiedzialność biegłego rewidenta za badanie pozostaje oczywiście odrębna od odpowiedzialności zespołu przygotowującego księgi i sprawozdanie.
Co zrobić, jeśli audytor zaproponuje korekty do sprawozdania po jego sporządzeniu?
Jeżeli korekty zostaną zaakceptowane i wpływają na sprawozdanie, należy odpowiednio zaktualizować księgi lub dane sprawozdawcze oraz przygotować poprawioną wersję sprawozdania. Jeżeli wcześniejsza wersja została już podpisana, zmienione sprawozdanie wymaga ponownego przejścia właściwego procesu sporządzenia i podpisania, chyba że zostało zatwierdzone i złożone już w KRS, wówczas korekty powinny być ujęte i odpowiednio opisane w kolejnym sprawozdaniu.
Jak uniknąć korekt na ostatnią chwilę przy zamknięciu roku?
Najlepiej regularnie uzgadniać konta w ciągu roku, zamykać miesiące według stałej listy kontrolnej, dokumentować istotne transakcje i wcześniej przygotować informacje do not oraz audytu. Im więcej problemów zostaje przeniesionych na ostatnie tygodnie przed sporządzeniem sprawozdania, tym większe ryzyko opóźnień.
Jak sprawozdanie finansowe łączy się z CIT-8 i JPK CIT?
Wszystkie te obowiązki wykorzystują dane księgowe, ale prezentują je w innym celu i zakresie. Proces zamknięcia powinien umożliwiać uzgodnienie wyniku bilansowego z podatkowym, różnic trwałych i przejściowych oraz danych wykazywanych w strukturach JPK CIT. Rozbieżności powinny być możliwe do wyjaśnienia i udokumentowania.
Czy sprawozdanie finansowe można połączyć z raportowaniem grupowym?
Tak. Jeżeli spółka raportuje również do zagranicznej centrali, możemy uzgodnić dane lokalnego sprawozdania z pakietem grupowym, mapowaniem kont i korektami wynikającymi z polityki grupy. Pozwala to ograniczyć niewyjaśnione różnice pomiędzy raportowaniem ustawowym i grupowym.
Czy TOP Outsourcing może przejąć tylko przygotowanie sprawozdania, bez prowadzenia bieżącej księgowości?
Tak. Może to być odrębny projekt. Przed rozpoczęciem potrzebujemy jednak dostępu do ksiąg i dokumentacji oraz uzgodnienia, kto odpowiada za poprawność danych historycznych i ewentualne korekty. Po przeglądzie określamy zakres prac i informacje potrzebne do przygotowania finalnego sprawozdania.
