Co obejmuje pełna księgowość spółki z o.o. w outsourcingu?
Pełna księgowość spółki z o.o. obejmuje prowadzenie księgi głównej i ksiąg pomocniczych, ewidencję rozrachunków i środków trwałych, rozliczenie VAT (jeżeli spółka jest podatnikiem VAT), kalkulację CIT, przygotowanie wymaganych plików JPK, miesięczne zamknięcie, dane do sprawozdania finansowego oraz uzgodnione raportowanie zarządcze.
Ile kosztuje prowadzenie ksiąg rachunkowych dla spółki z o.o.?
Nie ma jednej stałej ceny prowadzenia ksiąg dla każdej spółki. Miesięczne wynagrodzenie zależy m.in. od liczby i rodzaju dokumentów, liczby rachunków bankowych, transakcji walutowych i zagranicznych, środków trwałych, wymaganego terminu zamknięcia, zakresu raportowania, systemu księgowego oraz stanu przejmowanych ksiąg. Wycena jest ustalana indywidualnie na podstawie ankiety lub rozmowy z klientem.
Czy spółka z o.o. zawsze musi prowadzić pełne księgi rachunkowe?
Tak. Spółka z o.o. jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych ze względu na swoją formę prawną, niezależnie od wysokości przychodów. Zakres dodatkowych ewidencji i rozliczeń podatkowych zależy natomiast m.in. od statusu VAT i rodzaju prowadzonych transakcji.
Czy księgi mogą być prowadzone w systemie klienta albo w systemie biura rachunkowego?
Tak. Oba modele są możliwe. Wybór zależy od wymagań raportowych, własności i dostępności danych, integracji z bankiem, KSeF i obiegiem dokumentów oraz oczekiwań zarządu lub grupy kapitałowej. Przed rozpoczęciem współpracy uzgadniamy także uprawnienia, odpowiedzialność za administrację systemem i sposób archiwizacji danych.
Jak bezpiecznie przejąć księgi rachunkowe po poprzednim biurze?
Bezpieczne przejęcie ksiąg wymaga sprawdzenia bilansu otwarcia, zestawienia obrotów i sald, rejestrów VAT, deklaracji, JPK, rozrachunków, banków, środków trwałych, polityki rachunkowości i dokumentacji sprawozdawczej. Samo rozpoczęcie księgowania od kolejnego miesiąca nie usuwa błędów z przeszłości.
Jak przygotować księgi spółki z o.o. do JPK CIT?
Przygotowanie ksiąg do JPK CIT wymaga odpowiedniego planu kont i jego oznaczeń, prawidłowej ewidencji środków trwałych oraz odpowiedniego uzgodnienia wyniku rachunkowego z wynikiem podatkowym. W przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe kluczowe są w szczególności struktury JPK_KR_PD i JPK_ST_KR. Dlatego dane warto porządkować na bieżąco, a nie dopiero przed terminem wysyłki. TOP Outsourcing posiada własne narzędzie umożliwiające automatyzację kalkulacji podatku bieżącego, odroczonego, uzgodnienia JPK CIT oraz węzła RPD.
Jak KSeF wpływa na prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki?
KSeF zmienia obieg faktur, ponieważ księgowość musi mieć jasny proces odbioru, weryfikacji, akceptacji, opisu i księgowania dokumentów. Dla spółki ważne jest ustalenie, kto odbiera faktury, kto akceptuje koszty, jak dane trafiają do systemu i jak kontrolowana jest kompletność dokumentów. Możemy pracować zarówno w modelu w którym pobieramy dane z KSeF bezpośrednio do naszych systemów jak i przez elektroniczny obieg dokumentów, zarówno na naszych systemach jak i oprogramowaniu Klienta. W przypadku faktur sprzedaży udostępniamy narzędzie pozwalające Klientowi na samodzielne wystawianie faktur w KSeF, możemy również przejąć ten proces na podstawie danych przekazanych w uzgodnionym trybie przez Klienta.
Czy pełna księgowość obejmuje raportowanie dla zarządu?
Standardowo po zamknięciu miesiąca przekazujemy klientom zestawienie obrotów i sald, bilans, rachunek zysków i strat oraz wiekowanie należności. Zakres może obejmować również inne raporty, np. pakiet konsolidacyjny przygotowany według wzoru grupowego.
Jak wygląda miesięczne zamknięcie ksiąg w outsourcingu?
Miesięczne zamknięcie obejmuje m.in. odbiór dokumentów, księgowania, uzgodnienie rachunków bankowych, rozrachunków i kont bilansowych, rozliczenie VAT, kalkulację CIT, weryfikację tematów otwartych oraz przygotowanie raportu lub informacji dla zarządu. Kluczowe są terminy i jasny podział odpowiedzialności.
Czy pełna księgowość dla spółki z kapitałem zagranicznym wymaga innego podejścia?
Najczęściej tak, choć zakres zależy od wymagań właściciela i grupy kapitałowej. Spółki z kapitałem zagranicznym często potrzebują komunikacji po angielsku, raportowania grupowego, mapowania polskiego planu kont do planu kont grupowego, uzgodnień intercompany, obsługi walut i danych dla audytu grupowego.
Kiedy standardowa obsługa biura rachunkowego może nie wystarczyć spółce?
Standardowa obsługa może nie wystarczyć, gdy spółka potrzebuje krótkiego miesięcznego zamknięcia, raportowania do zarządu lub grupy, obsługi transakcji zagranicznych, audytu, JPK CIT, zaawansowanych uzgodnień albo pracy w określonym systemie klienta. W takich sytuacjach liczy się nie tylko poprawność deklaracji, lecz także jakość procesu, danych i komunikacji. Jeżeli dany temat wymaga konsultacji z doradcą podatkowym, prawnikiem lub audytorem, sygnalizujemy taką potrzebę i możemy polecić sprawdzonego specjalistę.
Czy prowadzenie ksiąg rachunkowych obejmuje wsparcie przy sprawozdaniu finansowym?
Tak. Dane do sprawozdania finansowego wynikają z ksiąg rachunkowych. W ramach bieżącej obsługi księgowej oferujemy kompleksowe zamknięcie roku obrotowego, obejmujące przygotowanie sprawozdania finansowego w wymaganej strukturze.
Czy można przejąć prowadzenie ksiąg rachunkowych w trakcie roku?
Tak. Przejęcie ksiąg w trakcie roku jest możliwe, ale wymaga uzgodnienia daty przejęcia, zakresu odpowiedzialności oraz kompletnego przekazania danych od poprzedniego biura lub zespołu wewnętrznego. Przed rozpoczęciem bieżących księgowań sprawdzamy m.in. salda, rozrachunki, rachunki bankowe, rejestry podatkowe, środki trwałe, ciągłość zapisów i dotychczasowe pliki JPK.
Jak szybko można zamknąć miesiąc w outsourcingu księgowym?
Termin zamknięcia zależy od skali działalności, liczby źródeł danych, jakości dokumentów, zakresu uzgodnień i oczekiwanego raportowania. Po analizie procesu ustalamy kalendarz zamknięcia oraz terminy przekazania dokumentów, danych i wyjaśnień. W uzgodnionym modelu możliwe jest zamknięcie już w pierwszym, drugim lub trzecim dniu roboczym po zakończeniu miesiąca (D+2/D+3), jeżeli obie strony pracują według ustalonego harmonogramu.
Kto odpowiada za kompletność dokumentów przy outsourcingu księgowości?
Podział zadań operacyjnych określamy w umowie i procedurze obiegu dokumentów. Po stronie spółki leży terminowe udostępnienie kompletnych dokumentów i informacji źródłowych, a TOP Outsourcing kontroluje je w uzgodnionym zakresie, sygnalizuje braki i zapewnia prawidłowe ujęcie w księgach. Outsourcing nie zwalnia jednak kierownika jednostki z ustawowej odpowiedzialności za rachunkowość. Dokumenty z KSeF mogą być pobierane przez TOP Outsourcing bezpośrednio lub za pośrednictwem elektronicznego obiegu dokumentów. Pracujemy na dokumentach elektronicznych. Jeżeli klient otrzymuje dokument papierowy, przekazuje nam skan i zachowuje oryginał po swojej stronie zgodnie z obowiązującymi zasadami archiwizacji.
Czy outsourcing księgowości może obejmować obsługę audytu?
Tak. Zakres może obejmować przygotowanie zestawień i dokumentów dla audytora, wyjaśnianie zapisów księgowych, obsługę próbek audytowych oraz koordynację odpowiedzi na pytania. Szczegółowy podział zadań uzgadniamy ze spółką i audytorem przed rozpoczęciem badania. Monitorujemy również przesłanki mogące powodować obowiązek badania sprawozdania finansowego i informujemy o nich klienta. Na życzenie możemy polecić firmę audytorską uprawnioną do badania sprawozdań finansowych.
Czy księgi można prowadzić w SAP, Dynamics 365 lub innym systemie klienta?
Tak, jeżeli system umożliwia bezpieczny dostęp i można w nim prawidłowo realizować polskie obowiązki księgowe oraz podatkowe. Możemy pracować m.in. w SAP, Microsoft Dynamics 365 lub innym systemie ERP klienta po wcześniejszym uzgodnieniu konfiguracji, uprawnień, zakresu integracji i odpowiedzialności za utrzymanie środowiska. Przed rozpoczęciem współpracy weryfikujemy, czy konfiguracja i polska lokalizacja systemu pozwalają prawidłowo prowadzić wymagane ewidencje oraz generować pliki JPK. Jeżeli identyfikujemy braki, wskazujemy je klientowi wraz z rekomendowanym sposobem ich uzupełnienia.
