Na czym polega outsourcing głównego księgowego?
Polega na powierzeniu zewnętrznemu zespołowi funkcji związanych z organizacją i kontrolą całego procesu księgowego: zamknięciem miesiąca i roku, przeglądem ksiąg, podatkami, sprawozdawczością, raportowaniem, współpracą z audytorem oraz komunikacją tematów wymagających decyzji zarządu. Dokładny zakres zależy od tego, które zadania wykonuje zespół klienta i które mają zostać przejęte przez TOP Outsourcing. W naszej firmie do outsourcingu głównego księgowego często oddelegowujemy więcej niż jedną osobę, co pozwala na płynniejsze przejęcie pracy oraz zapewnia niezbędne zastępstwa w razie nieprzewidzianych okoliczności.
Kiedy spółka potrzebuje zewnętrznego głównego księgowego?
Najczęściej wtedy, gdy nie ma wewnętrznej osoby odpowiedzialnej za całość procesu, trwa rekrutacja po odejściu głównej księgowej, zespół jest przeciążony, zamknięcia się opóźniają albo rośnie liczba tematów wymagających doświadczenia seniora. Usługa może być również stałym modelem dla spółki, która nie potrzebuje pełnego etatu głównego księgowego.
Czy zewnętrzny główny księgowy może nadzorować wewnętrzny dział księgowości?
Tak. Zespół klienta może wykonywać bieżące księgowania, rozliczać dokumenty i przygotowywać dane, a zewnętrzny główny księgowy koordynuje zamknięcie, weryfikuje kluczowe salda, kontroluje rozliczenia, organizuje raportowanie i zajmuje się tematami wymagającymi większego doświadczenia oraz zarządza zespołem księgowym Klienta.
Czy można wynająć główną księgową tylko na czas rekrutacji lub nieobecności?
Tak. Usługa może mieć charakter czasowy i działać jako zastępstwo na okres rekrutacji, wypowiedzenia, urlopu macierzyńskiego, dłuższej choroby lub innej nieobecności. Przed rozpoczęciem ustalamy stan ksiąg, listę krytycznych terminów i sposób przekazania obowiązków.
Czy outsourcing głównego księgowego oznacza outsourcing całej księgowości?
Nie. Bieżące księgowania mogą nadal wykonywać pracownicy klienta albo inny dostawca. TOP Outsourcing może przejąć wyłącznie funkcję głównego księgowego: kontrolę, koordynację zamknięcia, raportowanie i nadzór nad uzgodnionym zakresem. Jeżeli Klient chce, funkcję tę można również połączyć z pełnym prowadzeniem ksiąg.
Czym usługa głównego księgowego różni się od nadzoru księgowego?
W naszym modelu usługa głównego księgowego jest bieżącą funkcją operacyjną i obejmuje regularne zarządzanie procesem księgowym oraz zamknięciem miesiąca czy roku. Nadzór księgowy ma bardziej kontrolny lub interwencyjny charakter: służy przeglądowi ksiąg, identyfikacji ryzyk, weryfikacji jakości danych albo uporządkowaniu problematycznego obszaru. Zakresy mogą się częściowo pokrywać, ale cel współpracy jest inny.
Jakie zadania może przejąć zewnętrzny główny księgowy?
Może między innymi organizować zamknięcie miesiąca i roku, nadzorować księgowania i uzgodnienia, kontrolować rozliczenia VAT i CIT, koordynować sprawozdanie finansowe, przygotowywać raporty dla zarządu i grupy, prowadzić listę tematów otwartych oraz współpracować z biegłym rewidentem i doradcą podatkowym. W ramach TOP Outsourcing możemy też połączyć funkcję outsourcingu głównego księgowego z obsługą wybranych procesów księgowych.
Czy zewnętrzny główny księgowy przejmuje ustawową odpowiedzialność zarządu za rachunkowość?
Nie. Powierzenie określonych obowiązków księgowych zewnętrznej osobie lub firmie nie zwalnia kierownika jednostki z ustawowej odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym za nadzór. Dlatego w umowie i procedurach trzeba jasno rozdzielić odpowiedzialność operacyjną dostawcy od obowiązków pozostających po stronie organów spółki.
Jak wygląda przejęcie funkcji po odchodzącej głównej księgowej?
Najpierw zabezpieczamy dostęp do systemów i dokumentów, sprawdzamy status zamknięcia, deklaracji, rozrachunków, sprawozdań i tematów otwartych. Następnie ustalamy kalendarz najbliższych obowiązków, podział zadań i osoby odpowiedzialne. Pierwsze zamknięcie pozwala zweryfikować, które elementy procesu wymagają uporządkowania.
Jak szybko można uruchomić zastępstwo głównej księgowej?
Zależy to od dostępności zespołu, liczby spółek, stanu ksiąg, systemu oraz zakresu obowiązków do przejęcia. W sytuacji nagłej pierwszym etapem może być szybkie zabezpieczenie terminów i krytycznych procesów, a pełne uporządkowanie funkcji następuje etapami.
Czy zewnętrzny główny księgowy może pracować w systemie klienta?
Tak. W wielu przypadkach jest to najbardziej praktyczny model. Praca w systemie klienta pozwala zachować jeden plan kont, jedno źródło danych i dotychczasowe raportowanie. Przed rozpoczęciem ustalamy zakres uprawnień, bezpieczeństwo dostępu oraz odpowiedzialność za administrację systemem.
Czy usługa obejmuje VAT, CIT, JPK CIT i KSeF?
Może obejmować nadzór nad przygotowaniem rozliczeń VAT i CIT, uzgodnienie danych do plików JPK, organizację procesu JPK CIT oraz wybrane obowiązki związane z KSeF. Jeżeli temat wymaga interpretacji przepisów lub specjalistycznego doradztwa podatkowego, zakres takiej konsultacji ustalamy oddzielnie.
Czy zewnętrzny główny księgowy może przygotować spółkę do badania sprawozdania finansowego?
Tak. Może koordynować przygotowanie ksiąg, uzgodnień, zestawień, dokumentacji do sald, danych podatkowych i odpowiedzi na pytania biegłego rewidenta. Może również prowadzić listę tematów otwartych i koordynować korekty wynikające z procesu zamknięcia i badania.
Czy usługa obejmuje przygotowanie sprawozdania finansowego?
Może obejmować koordynację i przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego, informacji dodatkowej oraz danych wymaganych do podpisania i zatwierdzenia dokumentów. Zakres zależy od tego, kto prowadzi księgi i kto odpowiada za poszczególne elementy procesu zamknięcia roku.
Czy zewnętrzny główny księgowy może odpowiadać za raportowanie do grupy kapitałowej?
Tak. W uzgodnionym zakresie może koordynować pakiety konsolidacyjne, mapowanie danych, uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych, komentarze do wyniku oraz komunikację z centralą. Może również uzgadniać dane raportowane do grupy z lokalnymi księgami i sprawozdaniem finansowym.
Jak wygląda raportowanie do zarządu w tym modelu?
Zakres raportowania ustalamy w zależności od potrzeb spółki. Może obejmować między innymi wynik miesiąca, najważniejsze salda, istotne odchylenia, status rozliczeń podatkowych, tematy wymagające wyjaśnienia oraz kwestie, które powinny zostać przedstawione zarządowi do decyzji. Celem jest przekazanie zarządowi krótkiej i użytecznej informacji o sytuacji księgowej spółki, a nie kolejnego rozbudowanego zestawienia.
Jak ograniczyć ryzyko związane z wiedzą zgromadzoną w jednej osobie?
Najważniejsze jest uporządkowanie i udokumentowanie kluczowych elementów procesu: harmonogramu zamknięcia, zasad kontroli, źródeł danych, sposobu postępowania z nietypowymi transakcjami oraz listy tematów otwartych. Równie istotne jest zapewnienie zastępowalności i takiego dostępu do informacji, aby księgowość mogła działać sprawnie również podczas nieobecności osoby, która na co dzień prowadzi dany obszar.
Czy zewnętrzny główny księgowy może kierować kilkoma osobami po stronie klienta?
Tak, jeżeli taki model zostanie uzgodniony organizacyjnie. Może koordynować zadania zespołu księgowego, wyznaczać kolejność prac związanych z zamknięciem, kontrolować wykonanie uzgodnień i eskalować problemy. Formalne relacje pracownicze i decyzje kadrowe pozostają jednak po stronie klienta.
Jak wyceniana jest usługa głównego księgowego?
Wycena zależy przede wszystkim od zakresu odpowiedzialności, liczby spółek, wielkości i doświadczenia zespołu klienta, liczby systemów, częstotliwości raportowania, stanu ksiąg, udziału w audycie oraz liczby godzin lub dni potrzebnych w miesiącu. Inaczej wyceniane jest czasowe zastępstwo, a inaczej stała funkcja głównego księgowego.
Kiedy warto połączyć usługę głównego księgowego z pełnym prowadzeniem ksiąg?
Takie połączenie ma sens, gdy spółka chce ograniczyć liczbę dostawców i mieć jeden zespół odpowiedzialny operacyjnie za bieżące księgowanie, uzgodnienia, podatki, zamknięcie, sprawozdanie i raportowanie. Nie jest jednak konieczne – funkcja głównego księgowego może działać również przy księgach pozostających u klienta.
