Sytuacja i wyzwanie
Braki kadrowe w dziale księgowości mogą pojawić się nagle i bardzo szybko przełożyć się na funkcjonowanie całej firmy. Odejście pracownika, długotrwałe zwolnienie chorobowe, rotacja zespołu lub spiętrzenie pracy w okresie zamknięcia miesiąca mogą spowodować opóźnienia w księgowaniu dokumentów, problemy z uzgadnianiem sald, zaległości w rozrachunkach oraz ryzyko błędów w raportach finansowych i deklaracjach podatkowych.
Do TOP Outsourcing zgłosiła się średniej wielkości spółka usługowa, której dział finansowy nagle znalazł się w sytuacji niedoboru kluczowych pracowników. Problem dotyczył przede wszystkim bieżącej ewidencji dokumentów, księgowania faktur zakupowych i sprzedażowych oraz uzgadniania sald z kontrahentami.
Klient nie chciał natychmiast rozpoczynać kosztownego i czasochłonnego procesu rekrutacji. Potrzebował szybkiego, elastycznego wsparcia księgowego, które pozwoli utrzymać ciągłość pracy działu finansowego i zabezpieczyć najważniejsze procesy.
Zadanie dla TOP Outsourcing było jasno określone: przejąć wybrane procesy księgowe, pracować na systemach klienta, zapewnić terminowość księgowań i ograniczyć ryzyko przestojów w raportowaniu finansowym.
Problem: braki kadrowe w księgowości i ryzyko opóźnień
Sytuacja klienta była typowa dla firm, które posiadają własny dział księgowy, ale okresowo potrzebują wsparcia zewnętrznego. Spółka nie chciała przekazywać całej księgowości na zewnątrz. Potrzebowała pomocy w konkretnych, wybranych procesach.
Najważniejsze wyzwania obejmowały:
1. Niedobór osób odpowiedzialnych za kluczowe procesy księgowe
Część pracowników odpowiedzialnych za księgowanie dokumentów zakupowych, księgowanie dokumentów sprzedażowych oraz uzgadnianie sald odeszła z organizacji lub była czasowo niedostępna.
W efekcie pozostały zespół musiał przejąć dodatkowe obowiązki, co zwiększało ryzyko opóźnień, przeciążenia pracowników i błędów w księgach rachunkowych.
2. Ryzyko przestojów operacyjnych
Brak szybkiego wsparcia mógł doprowadzić do zatrzymania lub spowolnienia kluczowych procesów księgowych. Dotyczyło to przede wszystkim:
- bieżącego księgowania faktur zakupowych
- ewidencji faktur sprzedażowych
- uzgadniania sald z kontrahentami
- kontroli rozrachunków
- przygotowania danych do raportów finansowych
- terminowego zamknięcia miesiąca.
Dla zarządu oznaczało to ryzyko utraty bieżącej kontroli nad sytuacją finansową spółki.
3. Presja terminów księgowych i podatkowych
Klient musiał zachować zgodność z ustawą o rachunkowości, przepisami podatkowymi oraz wewnętrznymi procedurami raportowania. Braki kadrowe nie zwalniały spółki z obowiązku terminowego przygotowania deklaracji, plików JPK, raportów dla zarządu i zestawień kontrolnych.
Każde opóźnienie w księgowaniu dokumentów mogło wpływać na jakość danych finansowych i podatkowych.
4. Potrzeba pracy na systemach klienta
Spółka posiadała własny system finansowo-księgowy oraz wewnętrzne procedury obiegu dokumentów. Klient oczekiwał, że wsparcie zewnętrzne zostanie dopasowane do jego środowiska pracy.
Oznaczało to konieczność szybkiego wejścia w procesy klienta, bez kosztownej migracji danych i bez zmiany dotychczasowego systemu księgowego.
5. Konieczność elastycznego zakresu wsparcia
Klient nie potrzebował pełnego outsourcingu księgowości. Oczekiwał przejęcia tylko wybranych procesów, w których pojawił się największy niedobór zasobów.
Model współpracy musiał być elastyczny — dopasowany do bieżących potrzeb, terminów raportowych i dostępności wewnętrznego zespołu.
Działania TOP Outsourcing
Rozwiązanie: przejęcie wybranych procesów księgowych
TOP Outsourcing wdrożył model wsparcia procesowego, który pozwolił szybko odciążyć zespół klienta i zabezpieczyć najważniejsze obszary księgowości.
Zakres działań został zaplanowany tak, aby nie zaburzać dotychczasowej organizacji pracy spółki. Nasz zespół pracował na systemach klienta, zgodnie z jego procedurami i przy bieżącej współpracy z wewnętrznym działem finansowym.
Krok 1: Analiza procesów i określenie zakresu wsparcia
Pierwszym etapem była szybka analiza sytuacji i ustalenie, które procesy wymagają natychmiastowego wsparcia.
Zidentyfikowaliśmy kluczowe obszary:
- księgowanie dokumentów zakupowych
- księgowanie dokumentów sprzedażowych
- uzgadnianie sald z kontrahentami
- kontrolę rozrachunków
- weryfikację poprawności zapisów księgowych
- przygotowanie danych do raportowania
- wsparcie przy zamknięciu miesiąca.
Na tej podstawie ustaliliśmy priorytety, harmonogram prac oraz zakres odpowiedzialności TOP Outsourcing i zespołu klienta.
Krok 2: Wdrożenie pracy na systemach klienta
Kolejnym krokiem było szybkie wdrożenie naszego zespołu do pracy w środowisku klienta. Zapoznaliśmy się z używanym systemem finansowo-księgowym, obiegiem dokumentów, planem kont, strukturą raportowania oraz wewnętrznymi zasadami akceptacji dokumentów.
Dzięki temu mogliśmy rozpocząć obsługę procesów bez konieczności przenoszenia danych do innego systemu.
Model pracy obejmował:
- pracę bezpośrednio na systemie klienta
- stosowanie wewnętrznych procedur spółki
- bieżącą komunikację z działem finansowym
- raportowanie statusu wykonanych prac
- oznaczanie spraw wymagających decyzji klienta
- kontrolę jakości zaksięgowanych dokumentów.
- Krok 3: Bieżąca obsługa dokumentów i rozrachunków
Po wdrożeniu rozpoczęliśmy bieżącą obsługę wybranych procesów księgowych. Najważniejsze było szybkie usunięcie zaległości i przywrócenie regularnego rytmu pracy.
Zakres prac obejmował między innymi:
- ewidencję faktur zakupowych
- ewidencję faktur sprzedażowych
- sprawdzanie poprawności danych na dokumentach
- kontrolę dekretacji
- uzgadnianie sald z dostawcami i odbiorcami
- wyjaśnianie różnic w rozrachunkach
- kontrolę terminów płatności
- wsparcie w przygotowaniu danych do zamknięcia miesiąca.
Dzięki temu wewnętrzny zespół klienta mógł skupić się na zadaniach wymagających znajomości specyfiki organizacji, a TOP Outsourcing przejął operacyjne obszary najbardziej narażone na opóźnienia.
Krok 4: Koordynacja z zespołem finansowym klienta
Obsługa wybranych procesów księgowych wymaga dobrej komunikacji. Dlatego od początku ustaliliśmy jasny model współpracy z zespołem klienta.
Współpraca obejmowała:
- regularne statusy prac
- bieżące wyjaśnianie niekompletnych dokumentów
- zgłaszanie pozycji wymagających decyzji
- koordynację z osobami odpowiedzialnymi za płatności
- uzgadnianie priorytetów przed zamknięciem miesiąca
- przekazywanie informacji o potencjalnych ryzykach.
Dzięki temu klient zachował kontrolę nad procesem, a jednocześnie otrzymał realne odciążenie operacyjne.
Krok 5: Kontrola jakości i raportowanie postępów
Każdy etap przejętych procesów był objęty kontrolą jakości. Weryfikowaliśmy poprawność zapisów, kompletność danych oraz zgodność działań z polityką rachunkowości klienta.
Przygotowywaliśmy również krótkie raporty statusowe dla zarządu i działu finansowego. Raporty obejmowały między innymi:
- liczbę obsłużonych dokumentów
- status uzgodnień sald
- listę spraw otwartych
- obszary wymagające decyzji klienta
- potencjalne ryzyka
- rekomendacje dotyczące dalszych działań.
Dzięki temu zarząd miał bieżący obraz sytuacji i mógł monitorować efektywność wsparcia.
Efekty i podsumowanie
Efekty: ciągłość księgowości bez natychmiastowej rekrutacji
Dzięki wsparciu TOP Outsourcing klient utrzymał ciągłość procesów księgowych mimo braków kadrowych w dziale finansowym.
Procesy księgowe działały bez przerw
Księgowanie dokumentów zakupowych, księgowanie dokumentów sprzedażowych oraz uzgadnianie sald były realizowane terminowo. Spółka uniknęła przestoju w kluczowych obszarach księgowości.
Ryzyko błędów zostało ograniczone
Stała kontrola jakości zapisów księgowych pozwoliła ograniczyć ryzyko błędów wynikających z przeciążenia wewnętrznego zespołu. Dane księgowe były weryfikowane na bieżąco.
Zespół klienta został odciążony
Wewnętrzny dział finansowy mógł skoncentrować się na zadaniach strategicznych, zamknięciu miesiąca i komunikacji z zarządem, zamiast przejmować całość zaległych zadań operacyjnych.
Spółka uniknęła presji natychmiastowej rekrutacji
Klient zyskał czas na spokojne podjęcie decyzji kadrowych. Nie musiał zatrudniać nowych osób pod presją kryzysu ani ryzykować dalszego przeciążenia zespołu.
Zarząd zachował kontrolę nad sytuacją
Regularne raportowanie statusu prac dało zarządowi pełniejszy obraz sytuacji i poczucie bezpieczeństwa. Spółka mogła kontynuować działalność bez zakłóceń w raportowaniu finansowym.
Podsumowanie
To case study pokazuje, że obsługa wybranych procesów księgowych może być skutecznym rozwiązaniem dla firm, które mierzą się z brakami kadrowymi, rotacją pracowników lub czasowym przeciążeniem działu księgowości.
Dzięki współpracy z TOP Outsourcing klient zyskał:
- szybkie wsparcie działu księgowości
- przejęcie wybranych procesów księgowych
- obsługę dokumentów zakupowych i sprzedażowych
- uzgadnianie sald z kontrahentami
- pracę na systemach klienta
- zachowanie ciągłości księgowości
- ograniczenie ryzyka błędów
- bieżące raportowanie postępów
- czas na spokojne uporządkowanie sytuacji kadrowej.
TOP Outsourcing wspiera spółki kapitałowe w obsłudze wybranych procesów księgowych, outsourcingu procesów AP/AR, księgowaniu dokumentów, uzgadnianiu sald, zamknięciu miesiąca oraz czasowym wsparciu działów finansowo-księgowych.
